שיתוף יומנים לנמענים חיצוניים

 הקדמה:

שיתוף יומנים הינה פעולה סטנדרטית הקיימת בין נמענים השייכים לאותו ארגון, אך מה קורה במידה ואנו מעוניינים לשתף יומן עם נמען חיצוני מארגון אחר?
במאמר זה נסקור את האפשרויות הקיימות לשיתוף יומנים לנמענים חיצוניים והמשמעות של השיתוף ברמת אבטחת מידע.

משמעות שיתוף יומן עם משתמשים מחוץ לארגון
כאשר משתפים יומנים ברמה הארגונית, ניתן לשלוט על רמת ההרשאות ועל הגורמים (משתמשים) אשר יורשו לצפות במידע.
בשיתוף יומן עם משתמשים חיצוניים, אנו חייבים לקחת בחשבון את הנקודות הבאות:
• אין אפשרות לספק הרשאות עריכה\כתיבה ליומן משותף
• ניתן לערוך הרשאות רק ברמה של פנוי\לא פנוי או פרטים מלאים
• כל גורם שיש לו את הקישור ליומן המשותף, יוכל לגשת לצפות במידע

הפעלת השירות של שיתוף יומן עם נמענים חיצונים
1. התחברות לממשק Office 365 Admin Center דרך הלינק הבא:
https://portal.office.com
2. מעבר ללשונית Settings Apps
3. לחיצה על Calendar – Let people share their calendars with external users

Share1new

4. הפעלת שירות "External sharing" ל "On" ובחירת רמת השיתוף לכלל הארגון:

  • Free/Busy time only
  • Free/Busy more detailed
  • Full Details

share2new
שיתוף היומן
לאחר הגדרת השיתוף ברמת המערכת, ניתן כעת לשתף את לוח השנה המבוקש מתוך היומן של המשתמש הרצוי. ישנן שתי דרכים לביצוע פעולה זו.

אפשרות ראשונה – פרסום לוח השנה לעיני כל
1. ניגש אל תיבת הדואר של המשתמש בכתובת:
https://outlook.office365.com/owa
2. נלחץ על "גלגל השיניים" ונבחר ב "לוח שנה"
3. נבחר בלשונית "פרסום לוח שנה"

share3

הקישורים המופיעים במסך הינם קישורים חיצוניים אותם ניתן לפרסם ולשלוח כהפצה, וללא הגבלת הרשאות עבור אנשים ספציפיים. לכן הרשאות הצפייה במסך זה יהיו באופן גורף.
לאחר מתן ההרשאות הרצויות, נוספו 2 לינקים לגישה חיצונית אותם ניתן לשלוח:
HTML – פתיחת היומן באמצעות דפדפן האינטרנט לצפייה ישירה
ICS – קישור לוח השנה לתוך תוכנת ה Outlook Client

אפשרות שנייה – שליחת הזמנה לנמענים ייעודיים

שליחת הזמנה למשתמשים חיצוניים ולקבוע עבורם את רמת ההרשאה באופן ייחודי לכל משתמש:
1. מעבר ללוח השנה מתוך פורטל ה OWA (Outlook Web Access)
https://outlook.office365.com/owa/calendar
2. לחצן ימני על לוח השנה ו -שתף לוח שנה
share4

3. הכנסת כתובת המייל המבוקשת, ומתן הרשאה רצויה (את ההרשאות ניתן לערוך ולשנות בכל זמן נתון)
share5

כעת הנמען יקבל אליו לתיבת הדואר מייל בנוסח הבא:
share6
גם כאן ניתנות שתי אפשרויות לפתיחת היומן
HTML – פתיחת היומן באמצעות דפדפן האינטרנט לצפייה ישירה
ICS – קישור לוח השנה לתוך תוכנת ה Outlook Client

בהצלחה

רון קורן

ron2

שיתוף יומנים לנמענים חיצוניים שיתוף יומנים לנמענים חיצוניים שיתוף יומנים לנמענים חיצוניים שיתוף יומנים לנמענים חיצוניים שיתוף יומנים לנמענים חיצוניים