תקלות ביצועים נפוצות ב Excel

לעיתים, משתמשים אשר ביצעו שדרוג מגרסת האקסל הקיימת לגירסה מתקדמת עלולים לחוות בעיות של ביצועים עקב שימוש בגיליונות אשר כוללים פורמט ישן ועיצוב של סגנונות.

במאמר זה נסקור בעיות ביצועים שכיחות שבהם נתקלים משתמשי אקסל בגרסאות 2010 ומעלה ונספק פתרונות וטריקים לצורך ייעול ומיצוי הביצועים של יישום הExcel.

תוכן העניינים :

איטיות בפתיחה ראשונית של קובץ הכולל קישורים או נוסחאות מורכבות 
תוספות צד שלישי שעודכנו 
נוסחאות מורכבות 
העתקה של נתונים מעוצבים ממקור חיצוני | צורות(Shapes)
שימוש בתחומי שמות (Defined Names) בנוסחה
שימוש ב-סגנונות (Styles) בגיליון Excel
תא אחרון בExcel
תבנית מאקרו XLS (Personal.xls)
סיומת XLSB
מאקרו וVBA


1.איטיות בפתיחה ראשונית של קובץ הכולל קישורים או נוסחאות מורכבות

תיאור הבעיה:

פתיחת קובץ Excel הכולל קישורים (Links) לראשונה, עשויה להיות איטית אם הקובץ מכיל מספר רב של נוסחאות וקישורים  (Links).

הסבר:

יישום ה Excel מבצע חישוב מחדש של נתונים בקובץ ומאמת את הערכים בחוברת העבודה בכל פעם שמתבצעת פתיחה מחודשת של הקובץ

 

ניתן למצוא מידע מפורט יותר במאמרים הבאים:


2. תוספות צד שלישי שעודכנו

תיאור התקלה:

לעתים קרובות תוספים אלו כוללים עדכוני תוכנה אשר ישפרו את העבודה והביצועים עם Excel.

פתרון:

במידה ותחנת העבודה כוללת "תוספים" (Add ons, Plug ins) אשר מקושרים לתוכנת ה Excel,  בדקו את תוספי הצד השלישי שלכם כדי לוודא שאתם משתמשים בגרסה האחרונה שלהם.



3. נוסחאות מורכבות

לעיתים בעת עבודה עם קבצי Excel בפורמט של XLSX אשר כוללים נוסחאות המתייחסות לעמודה שלמה אנו עלולים לחוות, האטה בביצועים.

הסבר קצר:

נוסחאות המתייחסות לעמודה שלמה עשויות להציג ביצועים ירודים בקבצי XLSX .

בגרסאות חדשות של Excel, גודל הרשת (הGrid) גדל למספר של 1,048,576 שורות, לעומת פורמטים קודמים שבהם היה 65,536 שורות.

Liran-1-1

והעמודות גדלו מ – 256 (IV) שהיה בעבר ל 16,384 (XFD) בפורמט XLSX .

Liran-1-2

דרך פופולרית ליצור נוסחאות כגון VLOOKUP היא להפנות את הנוסחה לטווח של עמודה שלמה .

תצורת העבודה הנ"ל, עשויה לגרום להאטה בביצועים בעבודה השוטפת עם קבצי Excel.

 

כדי להמחיש את הנושא נשתמש בדוגמא הבאה:

 

קובץ Excel  אשר כולל את נוסחת ה VLOOKUP הבאה:

VLOOKUP(A1,$D:$M,2,FALSE)=

בגרסת Excel 2003 ובגרסאות קודמות יותר,הנוסחה הייתה מתייחסת ל 655,560 תאים (10 עמודים x 65,536 שורות).

בעקבות גדילת הרשת (Grid) אותה נוסחה תתייחס בגרסאות החדשות יותר (2013,2016) ללמעלה מ- 10 מיליון תאים (10 עמודים x 1,048,576 שורות = 10,485,760).



4. העתקה של נתונים מעוצבים ממקור חיצוני | צורות(Shapes)

תיאור הבעיה :

כאשר נתונים מועתקים ומודבקים ממיקומים שונים, כגון אתרי אינטרנט ויישומים אחרים, אובייקטים מוסתרים עלולים להיות מועתקים לתוך קובץ ה Excel.

האובייקטים האלה עלולים לגרום לבעיות ביצועים בעת העבודה עם גיליון הExcel .

פתרון: כדי לקבוע האם קובץ Excel מסוים כולל "אובייקטים נסתרים":

      • בסרגל כלי הבית בחרו ב "חפש ובחר. (Find and Select) “
      • בחרו את התפריט – בחירת חלונית כדי להציג רשימה של כל הצורות בגיליון העבודה.

Liran-1-3

תוכלו  לבחור למחוק את הצורות על ידי בחירת הצורות ומחיקה שלהן.

אם תרצו למחוק את כל הצורות על הגיליון, לחצו על Ctrl-G בחרו ב – "מיוחד "Special

Liran-1-4

ולאחר מכן בחרו אובייקטים.

Liran-1-5

הפעולה תדגיש את כל הצורות ואז תוכלו למחוק אותן.

5. שימוש בתחומי שמות (Defined Names) בנוסחה.

תיאור הבעיה:

בתרחיש שבו חוברת העבודה כוללת נוסחה אשר מבוססת על שימוש ב – "תחומי שמות", אשר מקשורים לגיליונות אחרים או חוברות עבודה אחרות, עלול להגרם האטה בביצועים.

פתרון:

לכן, במידה ואתם משתמשים בקישורים חיצונים, בידקו האם הקישורים עדין רלוונטיים?, האם יש קישורים מוסתרים אשר פועלים ברקע? .

כדי לאתר קישורים קיימים בחוברת העבודה שלכם, או כדי לראות שמות מוגדרים מוסתרים שאינם מופיעים בממשק של Excel  – תוכלו להשתמש בכלים המוצעים בכלי המוצע בקישור הבא:


6. שימוש בסגנונות (Styles) בגיליון Excel .

קבצי Excel ישנים אשר יש להם "היסטוריה ארוכה", עלולים "לאסוף" במשך הזמן סגנונות ולהגדיל את הקובץ.

מידע נוסף על הדרך להתמודדות עם הבעיה ניתן למצוא במאמר הבא:  מתקבלת הודעת השגיאה ״עיצובי תא שונים רבים מדי״ ב- Excel

כלים נוספים תוכלו למצוא כאן :

      • אם הקבצים מעוצבים ע"י הדגשת כל העמודות- > ועיצוב תאים (Format Cells) – הקובץ יגדל במהירות.

לעיתים קרובות אנחנו נתקל בבעיה הזו כשמעתיקים או מייבאים מידע מאתרים או מאגרי נתונים.

כדי לנקות עיצוב עודף בקבצים תוכלו להשתמש ב Excess Format cleaner שנמצא בקישור הבא:  Excel AddIn to reset the last worksheet cell

על מנת לתקן את השגיאות הנגרמות מכמות גדולה של סגנונות ולייעל את ביצועי הקובץ ניתן להשתמש בכלי שנקרא Style Cleaner Tool בקישור הבא – Excel File Cleaner.

7. תא אחרון בExcel.

תיאור הבעיה:

לעתים התא האחרון של גיליון עבודה נמצא מעבר לטווח של הנתונים הנמצאים בשימוש בפועל.

מצב זה עלול לגרום לגודל קובץ גדול יותר מהגודל הדרוש.

איפוס התא האחרון בגיליון העבודה יכול לסייע בפתרון בעיות אלה.

פתרון: ניתן לקרוא מידע נוסף על הנושא במאמר הבא – כיצד לאפס את התא האחרון ב- Excel.

8. תבנית מאקרו XLS (Personal.xls)

אם אתם משתמשים בתבנית מאקרו אישית (הממוקמת בתיקיית XLStart)

וודאו שאתם פותחים אותו בגרסה האחרונה של Excel (2013\2016 ).

לאחר הפתיחה של התבנית, Excel יבצע חישוב מלא לקובץ, מומלץ לשמור את קובץ התבנית כ – personal.xlsx.

יש צורך לבצע את התהליך פעם אחת.

במידה ולא תעשו זאת, Excel יחשב מחדש את הקובץ בכל פעם שאתם פותחים אותו, ומאט מאוד את התהליך.

9. סיומת XLSB

אם יש לכם קבצים גדולים שלוקח זמן רב לפתוח אותם (לאחר שביצעתם את תהליך מס 1 ברשימה הזו – לשמור ולבצע חישוב ראשוני מלא מחדש)  נסו לשמור את הקובץ עם סיומת XLSB.

שמירה עם תבנית בינארית זו תהפוך את  הקובץ לקטן יותר והטעינה שלו תתבצע במקרים רבים עם שיפור משמעותי.

עיין במאמר הבא למידע נוסף על פורמט הקבצים החדש.



10.
מאקרו וVBA

במידה וקובץ ה Excel שברשותכם כולל קטעי קוד של "מאקרו" שנכתב בגרסאות קודמות של Excel כגון 2010 – בידקו את הקישור הבא עבור שינויים במודל האובייקטים:

Excel 2010 Object Model Changes Since Earlier Versions

נכתב על ידי לירן בלום Microsoft Support Engineer | Office 365

Capture