תצורת עבודה של Outlook Cache Mode   מול Outlook Online Mode  הבדלים ומאפיינים | מאמר 3#8

המאמר הנוכחי מוקדש עבור סקירה של ההבדלים בין תצורת העבודה של Outlook Online mode לתצורת העבודה של Outlook Online mode.התרחיש שבו נתמקד הוא – תצורת עבודה שבה תיבות הדואר של לקוחות ה Outlook ,מאוחסנות בשרת דואר חיצוני(שרת הדואר של Office 365  – Exchange Online) כאשר השימוש בלקוח ה Outlook מתבצע על גבי תשתיות טרמינל ארגוניות.

שירותי טרמינל – גישה לשרת דואר מקומי מול תרחיש של גישה לשרת דואר חיצוני.

אחד מהמאפיינים העיקרים של שימוש בלקוח Outlook על גבי תשתיות טרמינל כאשר שרת הדואר היה נחשב לשרת ארגוני, הייתה תצורת עבודה של Outlook Online mode.

לאחר מעבר אל שירותי דואר מבוססי ענן, אחד מהשינויים המומלצים ביותר הוא – שינוי של הגדרת התצורה הנ"ל לתצורת עבודה של Outlook Cache Mode, כדי להימנע מתופעות לא רצויות כגון – איטיות בביצועי לקוח ה Outlook, בעיות סנכרון, אטיות בעת ביצעו חיפוש מידע ועוד.

המעבר לתצורת עבודה של Outlook Cache Mode על גבי תשתיות שרתי טרמינל, מחייב בפועל הרחבה או הגדלה של מרחב האחסון (דיסקים קשיחים) של שרתי הטרמינל וכרוך בעליות כספיות.

הצורך בהשקעה הכספית גורם לעיתים ל – "התנגדות" בקרב מקבלי ההחלטות בארגון, התנגדות אשר נגרמת בעקבות חוסר ההבנה לחשיבות הרבה של מעבר לתצורת העבודה של Outlook Cache Mode, כאשר שרותי הדואר מפסיקים להיות "שרתים פנימיים ארגונים" והופכים להיות שרתי דואר חיצונים אשר ממוקמים במרחק פיזי רב מתשתיות הארגון.

המטרה של המאמר הנוכחי היא – להאיר ולהסביר את הדרך שבה פועלת תצורת העבודה של Outlook Cache Mode ואת ה"פתרון" שהיא מציעה – שמירה על ביצועים תקינים של לקוח ה Outlook גם כאשר שרת הדואר מוגדר כ- שרת מרוחק (שירותי ענן).

מאפיינים של לקוח Outlook בסביבת טרמינל + שירותי דואר פנים ארגונים.

בגרסאות קודמות של שרתי הטרמינל וגרסאות קודמות של לקוח ה Outlook הדרך היחידה להתקנה של לקוח Outlook על גבי שרת טרמינל יושמה ע"י הגדרת לקוח ה Outlook לתצורת עבודה של Outlook Online mode.

הסיבות לתצורת העבודה הנ"ל היו:

  1. שרת דואר מקומי + קו תקשורת של רשת מקומית

הנחת ייסוד א' – שרת דואר מקומי

הנחת הייסוד הייתה ששירותי הדואר מסופקים ע"י שרת דואר "מקומי".

ברוב המקרים, התבצעה התקשורת בין שרת הטרמינל לבין שרת הExchange המקומי, אשר אחסן את תיבות הדואר של המשתמשים דרך תווך הרשת הארגונית המקומית ( LAN – Local Area Network).

הנחת ייסוד ב' – רשת תקשורת מקומית

הנחות ייסוד לגבי ה"איכות תקשורת" ברשת מקומית הם:

א. רוחב פס התקשורת הוא "רחב" (נמדד במהירות של GBps)

ב. כמות מזערית של "הפרעות/עיכובים" – ברשת תקשורת מקומית מודרנית, מוקצה עבור כל נקודת קצה מרחב "פרטי" (רשתות VLAN) אשר מגדיר "מרחב תקשורת פרטית" בין הלקוח לשרת.

  1. חיסכון במשאבי דיסק של שרת הטרמינל

השאלה אשר יכולה לעלות היא – מדוע בעבר התבצעה הגדרה אוטומטית של לקוח ה Outlook לתצורת עבודה של Outlook Online mode כאשר לקוח ה Outlook היה מותקן על שרת טרמינל?

כדי לענות על השאלה הנ"ל, נסביר בקצרה את המאפיינים של תצורת העבודה
של Outlook Cache Mode.

תצורת עבודה של Outlook Cache Mode מיושמת ע"י "הורדה" של העתק של תוכן תיבת ה Exchange לקובץ מקומי אשר נשמר בתחנת העבודה (קובץ Cache).
מטרת השימוש בקובץ מקומי היא – לשפר וליעל את חווית המשתמש ע"י חיסכון של הזמן אשר נדרש לשם התקשורת בין לקוח ה Exchange (Outlook במקרה שלנו) ל – שרת ה Exchange.

במידה ומתבצעת הגדרת תצורה של Outlook Cache Mode עבור לקוחות טרמינל, שרת הטרמינל "נאלץ" להקצות מרחב אחסון (Storage space) עבור קבצי ה Outlook המקומיים עבור כל אחד מלקוחות הטרמינל.

הערה – המונח "הקצאת מרחב אחסון" מיושם בפועל ע"י – הרחבת מערך הדיסקים הקשיחים של שרת הטרמינל.

מכיוון שהנחת הייסוד הייתה ששרת הטרמינל נמצא באותה רשת מקומית שבה נמצא
שרת ה Exchange ,ומכיוון שרשת התקשורת המקומית מספקת ביצועים מהירים, הגדרת התצורה המקובלת של לקוח ה Outlook ב Online mode נוצרה כדי לחסוך את העליות הכספיות הנדרשות עבור רכישה של "מרחב אחסון" (דיסקים קשיחים) ל- שרת הטרמינל.

בתרשים הבא נוכל לראות הדגמה של תצורת עבודה של Outlook Online mode.

למרות שבאופן מעשי לא נכון לומר שתשתיות שרתי הטרמינל לא כוללת אחסון של מידע בדיסקים קשיחים, המטרה היא להדגיש את העובדה שתצורת עבודה של Outlook Online mode ,מונעת את הצורך ברכישה והקצאה של נפחי אחסון גדולים בשרת הטרמינל עבור לקוחות ה Outlook מכיוון, שלקוח Outlook אשר מוגדר לתצורת עבודה של Outlook Online mode  ,אינו מבצע Cache של תיבת הדואר לדיסק המקומי (אינו צריך מרחב אחסון של דיסק קשיח עבור שמירה של העתק תיבת הדואר אשר ישמר לקובץ מקומי).

Terminal services - Local mail server - Outlook Online mode -No need-Hard Disks

ההבדלים בין תצורת העבודה של Outlook Cache Mode ו Outlook Online mode

Outlook Online mode

כאשר מיושמת תצורת עבודה של Outlook Online mode , לקוח ה Outlook הופך להיות מעין יישום
"עיון" ( Viewer) ,אשר משמש לשם הצגת תוכן תיבת הדואר אשר "נשלף" משרת ה Exchange בזמן אמת (Online).

כל אחד מהפעולות כגון צפייה בפרטי דואר, צפייה ביומן משותף, ביצוע של פעולת חיפוש וכו', מתבצעת בפועל, על ידי יצירת תקשורת ישירה מול שרת ה Exchange.

במילים אחרות – תצורת עבודה של Outlook Online mode  מחייבת תקשורת זמינה ומלאה בכול זמן נתון מול שרת ה Exchange .

Outlook client using Online mode

Outlook Cache Mode

חלק 1#2 | ביצוע של גישה לקובץ Cache מקומי.

כאשר מיושמת תצורת עבודה של Outlook Cache Mode, לקוח ה Outlook מבצע "הורדה" של העתק תוכן תיבת הדואר אשר מאוחסנת בשרת ה Exchange ושומר את העתק בקובץ מקומי (קובץ OST, קובץ OAB ועוד).

הקובץ המקומי (קובץ OST וקבצים נוספים) מאוחסנים בדיסק הקשיח של תחנת העבודה או במקרה של שרת טרמינל, בדיסק הקשיח של שרת הטרמינל.

כל גישה למידע אשר נכללת בתיבת הדואר, מתבצע באופן ישיר מול הקובץ המקומי (קובץ ה Cache) וע"י כך, מושג שיפור ניכר במהירות הגישה מכיוון שזמן הגישה למידע בקובץ מקומי, קצר באופן ניכר לעומת תצורת עבודה שבה מוגשת הבקשה מול שרת במצב של Online.

גישה למידע של משאבים משותפים (קובץ OST)

כאשר פרופיל ה Outlook כולל גישה למשאבים משותפים כגון – שיתוף יומנים או תיבת דואר משותפת, לקוח ה Outlook מבצע הורדה ושמירה של תוכן המשאבים המשותפים ל- קובץ ה Cache המקומי.
דוגמה למשאבים משותפים יכולה להיות – תיבת דואר משותפת, יומנים משותפים ספריות ציבוריות
( Public Folders) ועוד.

הערה – הנאמר לעיל נכון במידה ולקוח הOutlook הוגדר לביצוע של Cache למשאבים משותפים.

ספר כתובת ארגוני ( GAL – Global Address List)

כאשר מיושמת תצורת עבודה של Outlook Cache Mode, לקוח ה Outlook מבצע הורדה של "העתק" ספר הכתובות הארגונית (GAL) ושמור את העתק של ספר הכתובות הארגוני בקובץ מקומי (מיושם בפועל ע"י שימוש בקובץ מקומי בשם OAB – Offline address Book)

פעולות חיפוש

כאשר משתמש מבצע פעולה של "חיפוש", איתור של המידע הנדרש, מיושם בפועל ע"י פניה לשרותיי ה Index של מערכת ההפעלה.
שרות ה Index של מערכת ההפעלה "אחראי" על ביצוע הפעולות הבאות:

  • סריקת הקבצים אשר מאוחסנים בדיסק (כגון קובץ ה Cache של לקוח ה Outlook).
  • ביצוע של פעולת ה "Index".
  • שמירה של המידע במסד הנתונים של ה Index.
  • אספקת שירותי חיפוש ללקוחות מערכת ההפעלה כגון – לקוח ה Outlook.

חלק 2#2 | ביצוע פעולות עדכון ברקע (Background synchronization).

בחלק הקודם סקרנו את תצורת הפעולה שבה לקוח ה Outlook מבצע גישה למידע המאוחסן בקובץ ה Cache המקומי.

החלק השני אשר מיושם בתצורת עבודה של Outlook Cache Mode הוא החלק אשר מוגדר כסנכרון דו כיווני אשר מתבצע ברקע ע"י לקוח ה Outlook מול שרת ה Exchange.

פעולות הסנכרון כוללות:

  1. מידע אשר התעדכן בתחנת העבודה המקומית מסונכרן לשרת ה Exchange (לתיבת הדואר של הנמען אשר מאוחסנת בשרת ה Exchange).
  2. מידע אשר התעדכן בשרת ה Exchange, מסונכרן לתחנת העבודה של המשתמש ונשמר בקבצים המקומיים.

ביצוע פעולות Online בתצורה של Outlook Cache Mode

למרות שניתן לומר שרוב הפעולות ( 80% – 90% ~ ) מתבצעות באופן ראשוני מול קובץ ה Cache, חשוב מאוד לציין את העובדה שחלק מסוים של פעולות "חייב" להתבצע בתצורת עבודה של Online.
במילים אחרות – חלק מפעולות ה Outlook אינו מיושם ע"י גישה לקובץ המקומי.

דוגמה לשירות אשר מתבצע בזמן אמת (Online) ואינו יכול להיות מבוצע ע"י גישה לקבצים המקומיים היא שירות ה "פנוי/עסוק" ( Free/Busy) של יומן ה Outlook אשר מאפשר להציג את הזמינו של נמענים אחרים.

Outlook client using Cache mode

דוגמה של ארבע שירותי Outlook בסיסים Outlook Cache Mode מול Outlook Online mode

כדי להמחיש את ההבדלים בין תצורת העבודה של Outlook Cache Mode ו Outlook Online mode נתייחס לפעולות ושירותים בסיסים אשר מבוצעים ע"י לקוחות ה Outlook.

4 שירותים בסיסים של לקוח Outlook :

  1. גישה לתוכן תיבת הדואר.
  2. גישה למשאב משותף כגון – יומן של נמען נוסף.
  3. ביצוע חיפוש של פריט/י דואר.
  4. שימוש בספר הכתובת הארגוני לשם איתור של נמען יעד.

תיאור של "זרימת המידע" בתרחישים שונים | Outlook cache Mode

בסעיף הנוכחי, נסקור את אופן התהליך שבו מתבצעת כל אחד מ 4 המשימות שנזכרו כאשר לקוח ה Outlook מוגדר לתצורת עבודה של Online Mode.

  1. גישה לתוכן של תיבת הדואר

תרחיש

לקוח Outlook מבקש לפתוח פריט דואר, אשר כוללת מצגת PowerPoint בנפח של 15 MB.
לקוח Outlook מבצע גישה לפריט הדואר כדי לפתוח את קובץ המצגת.

סדר פעולות

  1. כאשר משתמש Outlook מקיש על פריט דואר אשר כולל את מצגת PowerPoint, לקוח ה Outlook שולח בקשה לשרת הדואר (שרת ה Exchange) לשם קבלת הקובץ הנדרש.
  2. שרת ה Exchange מבצע חיפוש של פריט הדואר בתיבת הדואר של המשתמש ומאתר את פריט הדואר הנדרש.
  3. שרת ה Exchange שולח את המידע (פריט הדואר בנפח של 15MB) ללקוח ה Outlook דרך רשת התקשורת (רשת תקשורת מקומית או רשת תקשורת ציבורית, בהתאם לסביבת העבודה שבה פועל הלקוח).
  4. קובץ המידע מגיע ליישום ה Outlook והמשתמש יכול לצפות בתוכן פריט הדואר או תוכן המצגת.

כללי/נוסף
במידה ולקוח ה Outlook סוגר את פריט הדואר ולאחר מבקש שוב לראות את תוכן המצגת, מתבצע שוב התהליך אשר תואר (משלוח של פריט הדואר בנפח של 15MB).

  1. גישה למשאב משותף

בסביבת העבודה של Exchange ,המושג "משאב משותף" (Shared Resource) יכול לבוא לידי ביטוי במספר דרכים כגון – שיתוף של יומנים, גישה לתיבה משותפת ( Shared mailbox), גישה לספריות ציבוריות ( Public Folder) ועוד.

תרחיש

לקוח Outlook מבקש לבצע גישה ליומן משותף של נמען אחר.
לקוח ה Outlook "מקיש" על היומן המשותף (יומן אשר "שייך" לנמען אחר) כדי לצפות במידע של היומן המשותף.

סדר פעולות

  1. לקוח ה Outlook מגיש "בקשה" לשרת ה Exchange ,לשם קבלת התוכן של היומן של נמען היעד.
  2. בהינתן ולמשתמש אשר מבצע את הגשת הבקשה יש את ההרשאות המתאימות, שרת ה Exchange "אורז" את תוכן היומן של הנמען לקובץ.
  3. שרת ה Exchange שולח את המידע ללקוח ה Outlook דרך רשת התקשורת (רשת תקשורת מקומית או רשת תקשורת ציבורית, בהתאם לסביבת העבודה שבה פועל הלקוח).
  4. לקוח ה Outlook מציג את המידע בפני המשתמש.

כללי/נוסף

במידה ולקוח ה Outlook סוגר את היומן המשותף, ולאחר מבקש שוב לראות את תוכן היומן המשותף, מתבצע שוב התהליך אשר תואר (תהליך הבקשה ל –"תוכן" של המשאב המשותף).

  1. גישה לספר הכתובת הארגוני (GAL – Global Address List).

תרחיש

לקוח Outlook מבקש לשלוח דואר לנמען ארגוני. כדי לאתר את שם הנמען, מבקש לקוח ה Outlook לבצע חיפוש/איתור של שם הנמען בספר הכתובת הארגוני (GAL – Global Address List).
לקוח ה Outlook יוצר דואר חדש ולוחץ על מקש ה- "אל" ( To…).

סדר פעולות

  1. כאשר המשתמש מקיש על לחצן ה "To…", לקוח ה Outlook מגיש "שאילתה" מול שרת ה Exchange. לקוח ה Outlook מבקש משרת ה Exchange לקבל בזמן אמת, רשימה של הנמענים הארגונים כלומר – את תוכן ספר הכתובת הארגוני ( GAL), אשר כולל מידע על כל נמעני הארגון, אנשי קשר, קבוצות וכו'.
  2. שרת ה Exchange מקבל את בקשת ה Outlook ויוצר את הרשימה הנדרשת (תוכן ספר הכתובת הארגוני).
  3. שרת ה Exchange שולח את המידע ללקוח ה Outlook דרך רשת התקשורת (רשת תקשורת מקומית או רשת תקשורת ציבורית, בהתאם לסביבת העבודה שבה פועל הלקוח).
  4. לקוח ה Outlook מקבל את המידע ומציג את המידע (רשימת הנמענים) בפני המשתמש.

כללי/נוסף
במידה ולקוח ה Outlook סוגר את ספר הכתובת הארגוני ולאחר מכן מבקש לפתוח שוב את ספר הכתבות הארגוני, מתבצע שוב התהליך אשר תואר (בקשה לקבלת רשימת הנמענים הארגונים).

במקרים שבהם ספר הכתובת הארגוני (רשימת ה GAL ) כוללת מאות או אלפי פרטי נמענים, הגודל של קובץ המידע יכול להגיע למספר של MB.

  1. ביצוע של פעולות חיפוש בתיבת הדואר

תרחיש

לקוח Outlook מבקש לבצע חיפוש של פריט דואר בתיבת הדואר שלו.

סדר פעולות

  1. לקוח ה Outlook מגיש "בקשה" לשרת ה Exchange לשם ביצוע פעולת החיפוש בתיבת הדואר.
  2. שרת ה Exchange ניגש לקובץ ה Index אשר מאוחסן בשרת ה Exchange ואוסף את המידע הנדרש (תוצאות החיפוש).
  3. שרת ה Exchange שולח את המידע ללקוח ה Outlook דרך רשת התקשורת (רשת תקשורת מקומית או רשת תקשורת ציבורית, בהתאם לסביבת העבודה שבה פועל הלקוח).
  4. לקוח ה Outlook מקבל את המידע ומציג את תוצאות החיפוש בפני המשתמש.

כללי/נוסף
במידה ולקוח ה Outlook מבצע חיפוש נוסף, מתבצע שוב התהליך אשר תואר (הגשת הבקשה למידע, משלוח של המידע ע"י שרת ה Exchange וכו').

סיכום

בתרשים הבא ניתן לראות תצוגה של 4 הפעולות העיקריות אשר מתבצעות ע"י לקוח ה Outlook כאשר לקוח ה Outlook מוגדרת בתצורת עבודה של Outlook Online Mode.

המאפין העיקרי של האופן שבו מתבצעות הפעולות השונות הוא – שכל אחת מהפעולות מתבצעת ב"תיווך" של לקוח ה Outlook אשר מבצע גישה בזמן אמת (Online) לשרת ה Exchange .

כל פעולה וגם פעולה שחוזרת על עצמה, מבוצעת שוב ושוב מול שרת ה Exchange בכול פעם מחדש.

Outlook client using Online mode

תיאור של "זרימת המידע" בתרחישים שונים | Outlook cache Mode

בסעיף הנוכחי, נסקור את אופן התהליך שבו מתבצעת כל אחד מ 4 המשימות שנזכרו כאשר לקוח ה Outlook מוגדר לתצורת עבודה של Cache Mode.

המאפיין העיקרי של תצורת העבודה של Outlook Cache Mode הוא, שרוב הפעולות אשר נסקור, מתבצעות בפועל מול הקבצים השונים (קבצי ה Cache) אשר מאוחסנים בדיסק הקשיח של תחנת העבודה (או הדיסק הקשיח של שרת הטרמינל).

Most of the Data Outlook client needs stored on the Hard Drive

  1. גישה לתוכן של תיבת הדואר

תרחיש

לקוח Outlook מבקש לפתוח פריט דואר אשר כוללת מצגת PowerPoint בנפח של 15 MB.
לקוח Outlook ,מבצע גישה לפריט הדואר כדי לפתוח את קובץ המצגת.

סדר פעולות

  1. כאשר משתמש Outlook מקיש על פריט דואר אשר כולל את מצגת PowerPoint , לקוח ה Outlook מבצע גישה לקובץ ה cache המקומי (קובץ ה OST – הקובץ אשר כולל העתק של תיבת הדואר) לשם "שליפה" של הקובץ הנדרש.
  2. קובץ המידע מוצג בחלון ה Outlook והמשתמש יכול לצפות בתוכן פריט הדואר או תוכן המצגת.

כללי/נוסף
במידה ולקוח ה Outlook סוגר את פריט הדואר ולאחר מבקש שוב לראות את תוכן המצגת, מתבצע שוב התהליך אשר תואר כלומר- "שליפה" של המידע מהקובץ המקומי.

  1. גישה למשאב משותף

בסביבת העבודה של Exchange המושג "משאב משותף" (Shared resource) יכול לבוא לידי ביטוי במספר דרכים כגון – שיתוף של יומנים, תיבה משותפת ( Shared mailbox), ספריות ציבוריות (Public Folder) ועוד.

כברירת מחדל, כאשר לקוח ה Outlook מוגדרת לתצורת עבודה של Outlook Cache Mode, האפשרות של ביצוע Cache ל Shared folders ( כגון שיתוף יומנים) ו תיבת דואר משתופת ( Shared mailbox) מוגדרת באופן אוטומטי.

לגבי ביצוע של Cache לספריות ציבוריות, יש לבצע "הפעלה של האפשרות הנ"ל.

האפשרות לביצוע של "Cache" למשאבים משותפים, מיושמת ע"י בחירה של אפשריות ה Outlook   אשר מופיעה בצילום המסך:

  • Download Shared folders
  • Download Public Folder Favorites

Caching shared resources

תרחיש

לקוח Outlook מבקש לבצע גישה ליומן משותף של נמען אחר.
לקוח ה Outlook "מקיש" על היומן המשותף (יומן אשר "שייך" לנמען אחר) כדי לצפות במידע של היומן.

סדר פעולות

  1. לקוח ה Outlook מבצע גישה לקובץ המקומי, אשר מאחסן העתק של היומן (הקובץ אשר נשמר בדיסק המקומי- קובץ ה OST) , "שולף" את המידע הנדרש ומציג את המידע בחלון ה Outlook.

פעילות רקע של לקוח ה Outlook

  1. במקרים מסוימים, לקוח ה Outlook מבצע ברקע גישה לשרת ה Exchange Online כדי לבדוק האם המידע על היומן המשותף שנשמר בשרת ה Exchange זהה למידע אשר נשמר בקובץ המקומי.3. במידה ומתגלים הבדלים, לקוח ה Outlook מגיש בקשה לקבלת ה "שינוים" (Delta) ומעדכן את המידע בקובץ היומן המשותף המקומי.
  2. שרת ה Exchange שולח את המידע ללקוח ה Outlook דרך רשת התקשורת (רשת תקשורת מקומית או רשת תקשורת ציבורית, בהתאם לסביבת העבודה שבה פועל הלקוח).

כללי/נוסף

במידה ולקוח ה Outlook סוגר את היומן המשותף, ולאחר מבקש שוב לראות את תוכן היומן המשותף, מתבצע שוב התהליך אשר תואר כלומר- "שליפה" של המידע מהקובץ המקומי.

  1. גישה לספר הכתובת הארגוני (GAL – Global Address List).

תרחיש

לקוח Outlook מבקש לשלוח דואר לנמען ארגוני. כדי לאתר את שם הנמען, מבקש לקוח ה Outlook לבצע חיפוש /איתור של שם הנמען בספר הכתובת הארגוני.
לקוח ה Outlook יוצר דואר חדש ולוחץ על מקש ה- "אל" ( To…).

סדר פעולות

  1. כאשר המשתמש מקיש על לחצן ה "To…", לקוח ה Outlook מבצע גישה אל הקובץ המקומי אשר מאחסן את ספר הכתובות הארגוני (קובץ ה OAB – Offline Address Book).
  2. לקוח ה Outlook מציג את המידע של ספר הכתובות הארגוני בפני המשתמש.

מידע נוסף

  • שרת ה Exchange אחראי על יצירת קובץ ה Offline של ספר הכתובת הארגוני.
  • לקוח ה Outlookמגיש לשרת ה Exchange שאילתה בפרק זמן מתוזמנים, לשם ברור של מידע על קובץ עדכני יותר של קובץ ה Offline של ספר הכתובות הארגוני ( Offline Address Book).
  • בסביבת עבודה של Exchange on-Premises, מנהל שרת ה Exchange יכול לקבוע את פרקי הזמן שבו שרת ה Exchange מייצר העתק מעודכן של ספר הכתובות הארגוני
    (Offline Address Book).
  • בסביבת עבודה של Office 365 , לא ניתן לקבוע את התזמון שבו שרת ה Exchange Online מייצר העתק מעודכן של ספר הכתובות הארגוני ( Offline Address Book).
    שרת ה Exchange Online מייצר פעם ביום העתק מעודכן של ספר הכתובות הארגוני
    ( Offline Address Book).

פעילות רקע של לקוח ה Outlook

  1. לקוח ה Outlook מבצע גישה בפרקי זמן מתוזמנים לשרת ה Exchange לשם "משיכה" של העתק מעודכן של ספר הכתובות הארגוני ( Offline Address Book).
  2. במידה ויש קובץ מעודכן של ספר הכתובות הארגוני ( Offline Address Book New Version of ) שרת ה Exchange שולח את המידע ללקוח ה Outlook, דרך רשת התקשורת (רשת תקשורת מקומית או רשת תקשורת ציבורית, בהתאם לסביבת העבודה שבה פועל הלקוח).

כללי/נוסף
במידה ולקוח ה Outlook סוגר את ספר הכתובת הארגוני ולאחר מכן מבקש לפתוח שוב את ספר הכתבות הארגוני, מתבצע שוב התהליך אשר תואר כלומר- "שליפה" של המידע מהקובץ המקומי.

  1. ביצוע של פעולות חיפוש בתיבת הדואר

כאשר מיושמת תצורת העבודה של Outlook Cache Mode ביצוע של פעולת "חיפוש" מיושם בפועל ע"י שימוש בשירותי ה index של מערכת ההפעלה המקומית.

Performing mailbox search when using Outlook client in Cache mode

תרחיש

לקוח Outlook מבקש לבצע חיפוש של פריט דואר בתיבת הדואר שלו.

סדר פעולות

  1. לקוח ה Outlook מגיש "בקשה" לשירות ה Index של מערכת ההפעלה.
  2. שרות ה Index של מערכת ההפעלה "שולף" את המידע הנדרש ומוסר אותו ללקוח ה Outlook.
  3. לקוח ה Outlook מקבל את המידע ומציג את תוצאות החיפוש בפני המשתמש.

כללי/נוסף
במידה ולקוח ה Outlook מבצע חיפוש נוסף, מתבצע שוב התהליך אשר תואר (גישה ל Index המקומי של מערכת ההפעלה).

מערכת ההפעלה ושרות ה"חיפוש" (Index).

חשוב לציין ששרות ה Index (שרות החיפוש) של מערכת ההפעלה של שרתים לא מופעל באופן אוטומטי.

בתרחיש שבו לקוח ה Outlook מוגדר על שרת טרמינל ואנו מפעילים את אפשרות ה Outlook Cache Mode, כדי לשפר את מהירות שרות ה "חיפוש" יש לבצע הפעלה של שרות ה index של שרת הטרמינל.

בנוסף, חשוב לציין שהפעלה של שרות ה Index של מערכת ההפעלה, מתבצע לגבי כל מחיצה ( Partition) בנפרד.

שרות ה index של מערכת ההפעלה מבצע בפרקי זמן נתונים, סריקה של הקבצים אשר נשמרים בדיסק הקשיח. בדוגמה שלנו, בכול פעם שלקוח ה Outlook מבצע עדכון של קובץ ה OST המקומי, שרות ה Index של מערכת ההפעלה מבצע סריקה של קובץ ה OST ומבצע "השלמה" (delta) ע"י הוספת המידע החדש לקובץ ה index של מערכת ההפעלה.

OS index scan local OST files

בצילום המסך הבא, מצורפת דוגמא לממשק שבו מתבצעת הפעלה של שרות ה Index של מערכת ההפעלה לגבי דיסק קשיח (או מחיצה) מסוים.

How to activate the OS index service

סיכום

בתרשים הבא ניתן לראות תצוגה של 4 הפעולות העיקריות אשר מתבצעות ע"י לקוח ה Outlook כאשר לקוח ה Outlook מוגדרת בתצורת עבודה של Outlook Cache Mode.

המאפין העיקרי של האופן שבו מתבצעות הפעולות השונות הוא – שפעולת "איחזור המידע" של לקוח ה Outlook מתבצעת ע"י גישה לקבצים מקומים (קבצי ה Cache).

Outlook Cache mode - Accessing files stored locally

במקביל, בתצורת עבודה של Outlook Cache Mode, לקוח ה Outlook פועל ברקע (Background Syncronization) כדי לבצע סינכרון דו כיווני של מידע

פעולת העידכון של לקוח ה Outlook מיושמת בפועל ע"י סינכרון של מידע בשני הכיוונים:

  1. סינכרון של מידע שהתעדכן בקובץ ה Cache המקומי אל – תיבת הדואר של המשתמש אשר מאוחסנת בשרת ה Exchange.
  2. סינכרון של מידע שהתעדכן בתיבת הדואר של המשתמש אשר מאוחסנת ב שרת ה Exchange אל קבצי ה Cache המקומים אשר מאוחסנים בתחנת העבודה של המשתמש.

Outlook Cache Mode - Background Syncronization

אייל דורון מנהל תמיכה טכני צוות Office 365 ישראל

Eyal-doron_thumb1

Summary
תצורת עבודה של Outlook Cache Mode   מול Outlook Online Mode  הבדלים ומאפיינים | מאמר 3#8
Article Name
תצורת עבודה של Outlook Cache Mode מול Outlook Online Mode הבדלים ומאפיינים | מאמר 3#8
Description
המאמר הנוכחי מוקדש עבור סקירה של ההבדלים בין תצורת העבודה של Outlook Online mode לתצורת העבודה של Outlook Online mode. התרחיש שבו נתמקד הוא – תצורת עבודה שבה תיבות הדואר של לקוחות ה Outlook ,מאוחסנות בשרת דואר חיצוני(שרת הדואר של Office 365 – Exchange Online) כאשר השימוש בלקוח ה Outlook מתבצע על גבי תשתיות טרמינל ארגוניות.
Author
Publisher Name
http://office365tech.microsoft.co.il/