כיצד לתעד את ביצועי לקוח ה Outlook וכיצד ניתן להסיק מסקנות מהמידע שנאסף | מאמר 6#8

בפרק הנוכחי נתמקד בתיאור של תהליך התיעוד של ביצועי לקוחות הטרמינל אשר מבצעים שימוש בלקוח ה Outlook. המטרה של "תיעוד" המידע היא – לאפשר לנו הצגה ברורה של נתונים, אשר ישמשו כבסיס לקבלות ההחלטות הנדרשות כגון – עדכוני חומרה של תשתיות הטרמינל, שקילה של אפשרות למעבר של תצורת עבודה של Outlook Cache Mode, הרחבת פסי תקשורת ועוד.

המורכבות של איתור הגורם (או הגורמים) לבעיה של ביצועי Outlook איטיים

לאחר המעבר לשירותי הענן של Exchange Online, מקבל צוות ה IT של הארגון תלונות של משתמשים כגון:

"פעם, (כאשר שרת הדואר היה שרת ארגוני) Outlook עבר מהר יותר!".

ניסוח שונה של תלונה של לקוחות הארגון יכול להיות – "מאז שעברנו לענן הכול עובד נורא לאט!".

ההיקש הלוגי האסוציאטיבי (וברוב המקרים הלא נכון) שהאשם בבעיית "האטיות" הוא "הענן" (Office 365 , Exchange Online וכו').

The cloud guilty for the Outlook slow performance

התשובה הנכונה היא, שברוב המקרים המציאות היא מורכבת יותר.
בפועל, יכולים להיות גורמים שונים לסיבה של "אטיות" של לקוחות הטרמינל אשר מבצעים
שימוש ב Outlook.

בתרשימים הבאים נוכל לראות דוגמה ל – "רכיבים" השונים, אשר מעורבים בסביבת העבודה של לקוחות הטרמינל אשר תיבת הדואר שלהם מאוחסנת ב "ענן" ( שרת ה Exchange Online).

כל אחד מהרכיבים הנ"ל או שילוב של מספר רכיבים, יכול להיות מוגדר כ- "גורם" לבעיית האטיות.

לדוגמה:

  • האם הבעיה של "ביצועי Outlook איטיים" קשורה למשתמש מסוים המוגדר כ – "לקוח כבד" אשר מבצע מספר גדול ומורכב של פעולות?
  • האם הבעיה של "ביצועי Outlook איטיים" קשורה לתיבת דואר גדולה באופן מיוחד או פרופיל Outlook אשר כולל קישורים למספר גדול של משאבים משותפים?
  • האם הבעיה של "ביצועי Outlook איטיים" קשורה לאופן שבו מוגדר לקוח ה Outlook– תצורת עבודה של Outlook Cache Mode מול תצורת עבודה של Outlook Online mode?
  • האם הבעיה של "ביצועי Outlook איטיים" קשורה לביצועים של שרת הטרמינל שמוגדר כ- שרת עמוס אשר מגיע לגבול העליון של משאבי מערכת?
  • האם הבעיה של "ביצועי Outlook איטיים" קשורה לרכיבי התקשורת הארגונים כגון שרת ה Firewall אשר מוגדר כשרת עמוס או, שרת אשר מבצע בדיקות מורכבות של אבטחת מידע אשר מעקבות את תהליך התקשורת?
  • האם הבעיה של "ביצועי Outlook איטיים" קשורה ל"רוחב פס התקשורת" אשר לא מספיק עבור כמות המידע (היוצא והנכנס) של לקוחות הארגון?

What is the reason for the Outlook slow performance -01

  • האם הבעיה של "ביצועי Outlook איטיים" קשורה למרחק הגאוגרפי (המרחק הפיזי) הקיים בין הרשת הארגונית לבין תשתיות הענן של Exchange Online ו Office 365?
  • האם הבעיה של "ביצועי Outlook איטיים" קשורה לעומסים של שרת ה Exchange Online?

What is the reason for the Outlook slow performance -02

כיצד להגדיר את המושג "לאט"

כאשר לקוחות הארגון מתלוננים ש – "מאז שעברנו לענן הכול עובד נורא לאט!", השאלה הראשונה אשר אמורה להופיע בפנינו היא: "מהי ההגדרה של "לאט"?

What is the definition of SLOW

המטרה שלנו בתור אנשי תמיכה טכניים היא – "לפרוט" את התיאור הנ"ל לנתונים טכניים מדויקים במידת האפשר, אשר ישמשו כבסיס להבנה טובה יותר של –

האם באמת בפועל יש האטה של ביצועי לקוח ה Outlook ?
במידה ואכן יש "האטה", מה רמת ה "חומרה" של "האטה" בביצועי לקוח Outlook בסביבת טרמינל?

  1. האם ה "האטה" קורת בעת ביצוע פעולה מסוימת ב Outlook או באופן כללי בכול פעולה אשר מתבצעת ע"י לקוח ה Outlook ?
  2. מה היקף התופעה של ה "האטה"?, האם משתמש מסוים מדווח על הבעיה, חלק ממשתמשי הארגון או, כל משתמשי הארגון?

האם יש מאפיינים מסוימים לתופעת ה "האטה" כגון:

  1. האם התופעה של "האטה" בביצועים קורת בשעות מסוימת במהלך יום העבודה?
  2. האם התופעה של "האטה" בביצועים קורת ללקוחות טרמינל בשרת מסוים?
  3. האם התופעה של "האטה" בביצועים קורת לנמענים עם תיבת דואר מסוג מסוים כגון – תיבת דואר גדולה באופן מיוחד? תיבת דואר אשר כוללת מספר רב של שיתופים? תיבת דואר סטנדרטית?

יישום של בדיקות ביצועים של לקוח Outlook  | טבלת מדידה

בסעיף הנוכחי נסקור את הנושא של – כיצד ניתן לבצע מדידה של "ביצועי לקוח ה Outlook", ע"י הגדרה של פעולות ספציפיות שאת משך הפעולה שלהם ניתן למדוד.

באופן תאורטי, מספר הפעולות שניתן הוא אין סופי.

כדי להפוך את המשימה ל"ברת ביצוע", ניתן:

  • להגדיר רשימה של פעולות "נפוצות" אשר מבוצעות ע"י לקוחות Outlook
  • ליצור רשימה את מגדירה את הפעולות הנ"ל
  • לבצע מדידה של משך הזמן אשר נדרשת לשם ביצוע פעולה מסוימת.

הטבלה הבאה כוללת מספר דוגמאות לפעולות שכיחות של לקוחות Outlook.

הפעולות אשר מפורטות בטבלה הם רק לשם הדוגמה וההמחשה. כמובן שניתן להוסיף פעולות נוספות או לשנות את הערכים אשר מופעים בדוגמאות השונות.

Outlook task Total Duration
Outlook mail profile
Create a NEW Outlook mail profile  
   
Open existing Outlook mail profile  
   
Send and receive mail item

Send mail –  outbound mail flow check

Measure the time that it takes until you are the “destination recipient” get the mail.

 
Send empty mail item to yourself.  
Send empty mail item to another organization recipient.  
Send empty mail item to external recipient.  
   
Send mail item + 5MB attachment to yourself.  
Send mail item + 5MB attachment to another organization recipient.  
Send mail item + 5MB attachment to external recipient.  
   
Performing Outlook Search
Perform Outlook search for a specific mail item  
Invite other recipient to a calendar meeting, measure the time that it takes to the “Free\Busy” time of the other recipient to appear.  
   
Outlook calendar
Create a new Outlook calendar meeting  
   
View the content of the Address Book (GAL)  
Create a NEW mail, click on the “To…” button.
Measure the time that it takes until the content of the address book appears.
 
   
Outlook shared calendar
Recipient A (calendar owner) – create a NEW meeting

Recipient B – (the recipient that can view the shared calendar) – measure the time that the calendar meeting “appears” in the calendar that recipient B add to his Outlook mail profile.

 
   
Public Folder  
Access the content of a specific Public Folder  

ניתן להוריד טופס דוגמא בקישור הבא

מהם התרחישים השונים אשר ישמשו לביצוע הבדיקות ?

אחד מהעקרונות החשובים בתהליך פתרון הבעיה ואיסוף המידע הוא הגדרה של "נקודת השוואה" או "נקודות מוצא" (baseline), אשר יאפשרו לנו לבדוק את ביצועי לקוח ה Outlook בתנאים שונים ובסביבות עבודה שונות.

לאחר סיום השלב של "איסוף הנתונים", נוכל לבצע השוואה של הנתונים בכול אחד מהתרחישים השונים.

תהליך השוואת הנתונים יאפשר לנו להבין טוב יותר מהו התרחיש "הבעיתי".

לאחר שנבין מהו התרחיש/תרחישים ה"בעיתים", נוכל לבצע את ההתאמות והשינויים הנדרשים כדי לשפר או לפתור את בעיית האיטיות.

בתרשים הבא נוכל לראות דוגמה לשלושה תרחישים שונים.

כל אחד מהתרחישים" מגדיר תהליך זרימת מידע שונה ובכול אחד מהתרחישים מעורבים רכיבים שונים.

תרחיש A | לקוח טרמינל שמבצע שימוש ב Outlook

בתרחיש הנ"ל אנו מבקשים לבדוק את איכות ומהירות השימוש של הפעולות השונות של לקוח ה Outlook בסביבת עבודה של שרת טרמינל.

שים לב לכך שהמושג "לקוח טרמינל" מתורגם בפועל ל 2 תרחישים שונים:

  • לקוח טרמינל אשר מבצע שימוש ב Outlook בתצורת עבודה של Outlook Online mode.
  • לקוח טרמינל אשר מבצע שימוש ב Outlook בתצורת עבודה של Outlook Cache Mode.

תרחיש B | לקוח Outlook אשר מותקן על שולחן עבודה "סטנדרטי"

המטרה של התרחיש הנ"ל היא "לבודד" את תשתיות הטרמינל מתהליך התקשורת.
הסקת מסקנות

במידה והביצועים של לקוח ה Outlook אשר מותקן על שולחן עבודה "סטנדרטי" טובים יותר מהביצועים של לקוח Outlook אשר פועל מתוך שרת הטרמינל , המסקנה היא – ש"משהוא" בתשתיות הטרמינל, משפיע לרעה על ביצועי לקוח ה Outlook.

ה"גורם או הגורמים המשפיעים" יכולים להיות:

  • עומס גדול על שרת הטרמינל.
  • גרסת לקוח ה Outlook בשרת הטרמינל.
  • תצורת העבודה של לקוח ה Outlook בשרת הטרמינל של Outlook Cache Mode מול Outlook Online mode.

Testing the Outlook communication performance -Outlook Cache Mode versus Outlook Online mode

תרחיש C | לקוח Outlook אשר מותקן על שולחן עבודה "סטנדרטי" אשר נמצא ברשת ציבורית

בתרחיש הנ"ל המטרה היא "לבודד" את כל הגורמים הארגונים אשר מעורבים בתהליך התקשורת
כגון – שרת הטרמינל, תשתיות התקשורת, קו התקשורת הארגוני וכו'.

הסקת מסקנות

במידה והביצועים של לקוח ה Outlook אשר מותקן על שולחן עבודה "סטנדרטי" ופועל מרשת חיצונית (מחוץ לרשת הארגונית) טובים יותר מהביצועים של לקוח Outlook אשר פועל ברשת הארגונית, המסקנה היא – שישנו גורם או גורמים ברשת הארגונית, אשר משפיעים לרעה על ביצועי ה Outlook.

ה"גורם או הגורמים המשפיעים" יכולים להיות:

תשתיות טרמינל

  • עומס גדול על שרת הטרמינל.
  • גרסת לקוח ה Outlook בשרת הטרמינל.
  • תצורת העבודה של לקוח ה Outlook בשרת הטרמינל של Outlook Cache Mode מול Outlook Online mode.

רכיבי תקשורת ארגונים

  • עומסים של רכיבי התקשורת הארגונים כגון שרת ה Firewall, Proxy, Load Balancer וכו'.
  • בדיקות מיוחדת של אבטחת מידע אשר מבוצעות ע"י שרת ה Firewall.

קו תקשורת ארגוני

  • עומסים על קווי התקשורת הארגונים

Testing the Outlook communication performance - Various scenarios

ניתוח הנתונים שנאספו

בסעיף הקודם סקרנו דרך אפשרית למדידה של ביצועי ה Outlook ,בעת ביצוע פעולות שונות כגון משלוח של פריטי דואר, שימוש ביומן משותף וכו'.

לאחר שהתבצעו המדידות הנדרשות, השלב הבא הוא "עיבוד וניתוח של הנתונים".

לדוגמא, אחד מהממדים שנוכל לבדוק יתבסס על –

  • השוואה של הזמן אשר נדרש לבצע משימה מסוימת בכול אחד מהתרחישים השונים.
  • הגדרה של "אחוז" ההבדל בזמן הביצוע בכול אחד מהתרחישים.

ע"י ניתוח הנתונים שנאספו נוכל להבין טוב יותר:

  1. האם יש הבדל בביצועי ה Outlook בכול אחד מהתרחישים השונים שנבדקו?
    2. במידה ויש הבדל (סביר מאוד להניח שנקבל תוצאות שונות בכול תרחיש), מהי רמת ההבדל?

כדי להמחיש את אופן ניתוח הנתונים נשתמש בדוגמה הבאה:

בסעיף הקודם הגדרנו שני תרחישים:

  • מדידה של הזמן הנדרש לביצוע פעולות שונות כאשר לקוח טרמינל משתמש ב Outlook מוגדר לתצורת עבודה של Outlook Online Mode ( תרחיש 1).
  • מדידה של הזמן הנדרש לביצוע פעולות שונות כאשר לקוח טרמינל משתמש ב Outlookמוגדר לתצורת עבודה של Outlook Cache Mode ( תרחיש 2).

באופן כללי, ניתן לומר שהנחת הייסוד שהביצועים של לקוח Outlook בתצורת עבודה של Outlook Cache Mode ,יהיו טובים יותר מהביצועים של Outlook בתצורת עבודה של Outlook Online mode.

השאלה אשר עומדת לפנינו היא – עד כמה "גדול ההבדל" בין לקוח Outlook אשר מוגדרת לתצורת עבודה של Outlook Cache Mode לעומת, הביצועים של לקוח Outlook אשר מוגדר לתצורת עבודה של Outlook Online mode?

בתרחיש של מדידת ביצועים של לקוח טרמינל אשר משתמש בתצורת עבודה של Outlook Online mode מול לקוח Outlook אשר משתמש בתצורת עבודה של Outlook Cache Mode, ההבדל בין מהירות הביצועים (Performance) יכול להיות הבדל מינורי של 10% -20% ~ או, הבדל מאוד משמעותי של 100%~ או יותר.

What is the performance difference between Outlook Cache Mode versus Outlook Online mode

לדוגמא

בתוצאת שהתקבלו גילנו שמהירות הביצועים של Outlook בתצורת עבודה של Outlook Online mode איטית ב 50% ~ לעומת מהירות הביצועים של לקוח Outlook אשר מוגדרת לתצורת עבודה של Outlook Cache Mode.

במקרה הנ"ל עלינו להחליט האם התוצאה הנ"ל מוגדרת כתוצאה אשר פוגעת באופן בינוני או ניכר בחוויית המשתמש.

ה "החלטה" על מעבר לתצורת עבודה של Outlook Cache Mode, אמורה להתקבל בהתאם לרמה שאותה מוכן הארגון "לסבול", בהקשר להפחתת הביצועים של לקוחות ה Outlook אשר מתארחים בשרת טרמינל כאשר שירותי הדואר מוגדרים כ- שירותי דואר חיצונים ( Exchange Online).

במידה ואנו מבקשים לבצע שינוי של ברירת המחדל של לקוח ה Outlook ולעבור לתצורת עבודה של Outlook Cache Mode, ה"תרגום הכספי" הוא – רכישה והתקנה של מרחב האחסון (דיסקים קשיחים) בשרת הטרמינל הנדרש עבור לקוחות ה Outlook.

ההחלטה שנצטרך לקבל במקרה הנ"ל היא – האם אנחנו יכולים או רוצים להשקיע את סכום הכסף הנדרש עבור רכישה של מערך דיסקים קשיחים עבור תשתיות שרתי הטרמינל או, שהאטה של 50%~ אינה "חמורה" ואנו מעדיפים להימנע מההוצאה הכספית אשר כרוכה ברכישה של מערך דיסקים.

אייל דורון מנהל תמיכה טכני צוות Office 365 ישראל

Eyal-doron_thumb1

Summary
כיצד לתעד את ביצועי לקוח ה Outlook וכיצד ניתן להסיק מסקנות מהמידע שנאסף | מאמר 6#8
Article Name
כיצד לתעד את ביצועי לקוח ה Outlook וכיצד ניתן להסיק מסקנות מהמידע שנאסף | מאמר 6#8
Description
בפרק הנוכחי נתמקד בתיאור של תהליך התיעוד של ביצועי לקוחות הטרמינל אשר מבצעים שימוש בלקוח ה Outlook. המטרה של "תיעוד" המידע היא – לאפשר לנו הצגה ברורה של נתונים, אשר ישמשו כבסיס לקבלות ההחלטות הנדרשות כגון – עדכוני חומרה של תשתיות הטרמינל, שקילה של אפשרות למעבר של תצורת עבודה של Outlook Cache Mode, הרחבת פסי תקשורת ועוד.
Author
Publisher Name
http://office365tech.microsoft.co.il/